La materialidad fiscal es la necesidad de demostrar que las operaciones comerciales amparadas mediante comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI) se llevaron a cabo.
Esta práctica asegura que las operaciones no son ficticias ni simuladas. Sirve principalmente como evidencia de que toda operación tiene una intención legítima en el ámbito de los negocios.
Es decir, la existencia real y comprobable de cada operación que los contribuyentes declaran en sus obligaciones fiscales. No basta con tener una factura, también se debe demostrar:
- Que la transacción realmente se llevó a cabo.
- Que el movimiento tuvo un propósito económico.
- Que se entregó algún producto o se prestó un servicio.
- Que se realizó una contraprestación como pagos o transferencias.
¿Cómo acreditar la materialidad de las operaciones fiscales?
La materialidad de las operaciones para efectos fiscales debe ser comprobada por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Como se mencionó anteriormente, las facturas o CFDIs no bastan. Por ello se sugiere contar con documentación adicional como:
- Contratos: en ellos de debe describir el motivo por el cual se realizó alguna operación, así como las obligaciones de las partes involucradas. Estos documentos deberán estar firmados para garantizar el mutuo acuerdo de los implicados.
- Órdenes de compra o servicio: se trata de documentos que respaldan cuál fue la intención y solicitud del producto o servicio.
- Comprobantes de entrega: se requiere algún documento con el que se pueda demostrar que verdaderamente se entregó el producto o bien, o que se llevó a cabo el servicio. Estos pueden ser actas de entrega o recepción, guías de transporte, fotografías, etc.
- Evidencia del pago: el pago puede efectuarse por distintos canales. Para justificar esta actividad económica se pueden mostrar documentos o imágenes de transferencias bancarias, cheques o estados de cuenta.
- Documentos internos: otra forma de acreditar la materialidad de las operaciones fiscales es presentar documentos internos. Por ejemplo, bitácoras de trabajo, reportes, correos electrónicos o informes.
- Pruebas físicas o digitales: la evidencia se puede entregar en formato multimedia como fotografías o videos.
- Personal involucrado: se puede presentar documentación de las personas responsables de realizar las operaciones. Entre los documentos más comunes se encuentran las nóminas, hojas de asistencia e identificación de empleados.
- Medios electrónicos: en la actualidad es muy común que diversas operaciones se lleven a cabo de manera virtual. Por lo tanto, se aceptan CFDIs, tickets de soporte o plataformas de gestión.
Documentación para demostrar la materialidad:
- Registros contables: registros contables que documentan la operación.
- Comprobantes fiscales: CFDI que describen la naturaleza de la operación.
- Contratos: deben estar firmados entre los involucrados en la operación.
- Pruebas de pago: estados de cuenta, transferencias electrónicas, etc.
- Evidencia adicional: fotografías, correos electrónicos o informes.
Buenas prácticas
De acuerdo con el Código Fiscal de la Federación (CFF), para evitar sanciones se deben llevar a cabo prácticas correctas. Estas ayudan a la comprobación de la materialidad de las operaciones fiscales. A continuación, se mencionarán las más útiles.
- Archivar y organizar la documentación de soporte.
- Validar a tus proveedores en el portal del SAT de forma periódica.
- Formalizar todas las operaciones a través de contratos claros.
- Implementar herramientas digitales que permitan documentar procesos y evidencias.
Consecuencias de no demostrar la materialidad
De acuerdo con la legislación fiscal vigente, estas son algunas de las consecuencias de no demostrar la materialidad fiscal de las operaciones.
- Rechazo de deducciones: la autoridad fiscal está en virtud de rechazar la deducción de gastos o el crédito fiscal.
- Presunción de operaciones inexistentes: la autoridad competente está facultada para presumir que las operaciones son inexistentes. Esto puede llevar a sanciones y multas.
- Procedimientos legales: en caso de que la autoridad fiscal determine a las operaciones como inexistentes, puede iniciar procedimientos legales.
La materialidad fiscal se ha vuelto más relevante en contextos como el financiero, el regulatorio y el de gestión empresarial. Esto se traduce en mayor transparencia y confianza además de una buena reputación y ética por parte de quienes presentan su documentación.
En PCGA nuestros abogados fiscales especializados en temas relacionados con la materialidad aseguran que las operaciones de empresas y contribuyentes sean legalmente válidas y tengan sustancia económica real.
